Відділ документообігу

 

Основні функції Відділу відповідно до покладених на нього завдань:

- забезпечує приймання, здійснює первинне (експедиційне) опрацювання вхідної кореспонденції, що надходить до Національного бюро;
- здійснює реєстрацію вхідної кореспонденції, незалежно від способу надходження до Національного бюро, окрім запитів на інформацію та звернень громадян;
- організовує своєчасний розгляд документів Директором Національного бюро та його заступниками;
- готує проекти резолюцій (доручень) до документів, які подаються на підпис Директору Національного бюро, Першому заступнику та заступникам Директора Національного бюро;
- перевіряє правильність оформлення документів, що подаються на підпис керівництву Національного бюро та документів призначених для відправлення;
- веде інформаційно-довідкову роботу за документами Національного бюро;
- забезпечує видачу структурним підрозділам документів та веде картотеку реєстраційних карток з підписами про отримання;
- здійснює методичний супровід розробки проектів розпорядчих та інших документів, які планується подати на підпис Директору Національного бюро, Першому заступнику і заступникам Директора Національного бюро;
- розробляє й проектує бланки та печатки Національного бюро;
- забезпечує виготовлення у необхідній кількості належним чином оформлених копій документів Національного бюро, оформлює іншу службову кореспонденцію, - забезпечує своєчасне її надсилання за призначенням;
- забезпечує друкування документів, що готуються на підпис Директору Національного бюро та його заступникам;
- організовує виготовлення бланків і шаблонів документів, які підписуються Директором Національного бюро, заступниками Директора Національного бюро, та їх списання;
- забезпечує облік носіїв інформації, на які планується записуватись службова інформація з грифом «Для службового користування»;
- забезпечує облік та видачу печаток і штампів Національного бюро;
- забезпечує облік сховищ (сейфів та металевих шаф) для зберігання документів з грифом «ДСК»;
- контролює своєчасність виконання структурними підрозділами Національного бюро наданих Директором Національного бюро, Першим заступником та заступниками Директора Національного бюро доручень;
- контролює стан зберігання та правильність оформлення документів у структурних підрозділах Національного бюро;
- приймає від структурних підрозділів Національного бюро пропозиції щодо проекту номенклатури справ Національного бюро на наступний рік;
- готує та погоджує з Центральним державним архівом вищих органів влади та управління України (далі – ЦДАВО України) проект Інструкції з діловодства у Національному бюро, проект номенклатури справ та Положення про Відділ документообігу;
- вимагає від структурних підрозділів Національного бюро передавання на зберігання документів, оформлених згідно з чинним законодавством;
- повертає структурним підрозділам на доопрацювання документи, оформлені з порушенням встановлених вимог;
- приймає від структурних підрозділів Національного бюро архівні документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, забезпечує їх зберігання, використання, а також підготовку і передачу на постійне зберігання у ЦДАВО України після закінчення строку їх зберігання в Національному бюро;
- надає структурним підрозділам Національного бюро рекомендації з архівних питань;
- запитує від структурних підрозділів Національного бюро відомості, необхідні для роботи;
- інформує керівництво Національного бюро про стан роботи з документами та вносить пропозиції щодо її поліпшення;
- забезпечує роботу Комісії з питань роботи зі службовою інформацією у Національному антикорупційному бюро України, Експертної комісії з проведення експертизи цінності документів у Національному антикорупційному бюро України;
- виконує доручення Директора щодо розгляду документів, які належать до компетенції Відділу документообігу (звернення і запити народних депутатів України, юридичних та фізичних осіб, запитів на інформацію);
- формує бюджетні пропозиції щодо придбання послуг поштового зв’язку та з упорядкування документів постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання;
- бере участь у розробці, забезпеченні впровадження та супроводженні автоматизованих інформаційно-аналітичних систем діловодства, інтеграції їх з іншими програмно-технічними комплексами центральних органів виконавчої влади в рамках створення системи електронного документообігу органів державної влади;
- здійснює добір, розстановку і підвищення кваліфікації працівників Відділу, забезпечує поліпшення організації праці у Відділі.