Головний спеціаліст Відділу документообігу

І

ХАРАКТЕРИСТИКА ПОСАДИ

Найменування державного органу

Національне антикорупційне бюро України

Найменування структурного підрозділу

Відділ документообігу

Найменування посади

Головний спеціаліст

Категорія посади

«В»

Мета посади

Забезпечення організації діловодства в установі

Зміст виконуваної за посадою роботи

Приймання, реєстрація вихідної кореспонденції, у тому числі з грифом «Для службового користування» та матеріалів кримінальних проваджень.

Забезпечення реєстрації довіреностей, відправлення електронної вихідної кореспонденції через СЕВ ОВВ.

Забезпечення перевірки, літературне редагування проєктів електронних документів, які подаються на підпис Директору та його заступникам.

Перевірка правильності оформлення, службової вихідної кореспонденції Національного бюро відповідно до встановлених нормативних вимог; надання методичних рекомендацій щодо підготовки структурними підрозділами службової кореспонденції.

 Здійснення обліку електронних носіїв інформації у тому числі з грифом «Для службового користування».

Підготовка службових записок щодо підтвердження відправлення та проходження документів Національного бюро.

Перевірка оформлення матеріалів кримінальних проваджень для відправлення фельд’єгерським зв’язком, спецзв’язком або нарочним.

Здійснення оформлення, пакування іншої великогабаритної кореспонденції для відправлення фельдзв’язком, спецзв’язком; формування картотеки реєстраційних карток вихідної кореспонденції поточного року.

Забезпечення формування та зберігання реєстрів відправлення вихідної службової кореспонденції Національного бюро за видами доставки: нарочним, поштовим, фельд’єгерським зв’язком, спецзв’язком поточного року.

Складання та формування до справи відомостей та узагальнення підготовлених структурними підрозділами реєстрів вихідної кореспонденції для відправлення поштовим зв’язком.

Складання відомостей та списків згрупованої вихідної кореспонденції в електронному кабінеті АТ «Укрпошта».

Забезпечення довготривалого контролю вихідних документів, підготовка довідки про терміни наданих Національним бюро доручень в порядку взаємодії.

Участь у підготовці проєктів розпоряджень і наказів Директора Національного бюро з питань діяльності Відділу документообігу.

Ведення електронної бази даних, здійснення упорядкування картотеки вихідних документів.

Участь у роботі комісій Національного бюро

ІІ

КВАЛІФІКАЦІЙНІ ВИМОГИ

1. Загальні вимоги

1.1

Освіта

Вища

Ступінь вищої освіти

Магістр (або спеціаліст), бакалавр (дипломований після 2015 року)

1.2

Стаж роботи  (тривалість у роках, у тому числі на посадах певної категорії)

Здійснення реєстрації вихідної кореспонденції, зокрема «ДСК», робота архівістом, літературним редактором в державних органах від 5 років

1.3

Володіння державною мовою

Вільно

1.4

Володіння іноземними мовами

Володіння іноземною мовою є додатковою перевагою

1.5

Інформація про строковість чи безстроковість призначення на посаду

На період відсутності державного службовця, за яким зберігається посада державної служби (на час перебування у соціальній відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку). Строк призначення особи, яка досягла 65-річного віку, становить один рік з правом повторного призначення без обов’язкового проведення конкурсу щорічно

2. Спеціальні вимоги

2.1

Галузь знань (найменування спеціальності)

Культура, мистецтво та гуманітарні науки; Бізнес, адміністрування та право; Природничі науки, математика та статистика; Інформаційні технології

2.2

Спеціальний досвід роботи (тривалість, сфера чи напрямок роботи)

Ведення діловодства організації, підрозділу, літературне редагування, архівна робота

2.3

Знання законодавства відповідно до посадових обов’язків

– Конституція України;

– Закон України «Про Національне антикорупційне бюро України»;

– зокрема Закон України «Про державну службу»;

– Закон України «Про статус народного депутата»;

– Закон України «Про звернення громадян»;

– Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні установи»;

– Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях (наказ МЮ від 18.06.2015 № 1000/5);

– Постанова КМУ від 10.01.2018 № 55 «Деякі питання документування управлінської діяльності»

2.4

Професійні знання (відповідно до посади з урахуванням вимог спеціальних законів)

• порядок роботи із службовою інформацією;
• досконале володіння державною мовою;
• норми службової, професійної етики і загальні принципи службової поведінки державних службовців;
• основ загального діловодства та архівної справи;
• знання документознавства та архівного законодавства;
• літературне редагування;
• практичне застосування нормативних правових актів

2.5

Лідерство

• вміння організовувати та планувати роботу;
• здатність до командної роботи;
• вміння орієнтуватися на досягнення кінцевих результатів

2.6

Прийняття ефективних рішень

• розвинуте понятійне мислення;
• вміння вирішувати комплексні завдання;
• вміння працювати з великими масивами інформації

2.7

Комунікації та взаємодія

– ефективна взаємодії з державними органами, зокрема з правоохоронними та судовими органами;

– ефективна взаємодії з підрозділами поштового, фельд’єгерського та спеціального зв’язку.

– вміння ефективної комунікації та публічних виступів;

– співпраця та налагодження партнерської взаємодії;

– відкритість, чесність, порядність

2.8

Якісне виконання поставлених завдань

– вміння працювати з інформацією;

– здатність працювати в декількох проєктах одночасно;

– вміння ефективно використовувати ресурси (у тому числі фінансові і матеріальні);

– вміння надавати пропозиції, їх аргументувати та презентувати

2.9

Командна робота та взаємодія

– вміння ділитися новим знаннями;

– здатність виконувати колегіальну роботу;

– вміння допомагати колегам при вирішенні складних завдань

2.10

Сприйняття змін

– здатність розрізняти інноваційні зміни та слідувати їм.

2.11

Технічні вміння

– вміння використання засобів комунікацій, комп'ютерної техніки та програмного забезпечення, оргтехніки

2.12

Особистісні компетенції

• відповідальність;
• уважність та акуратність;
• самоорганізованість;
• висока працездатність;
• стійкість до стресу;

• дотримання етики державного службовця, сприяння та формування позитивного іміджу державної служби;
• неупередженість та об’єктивність;
• непричетність до корупційних скандалів;

• позитивна репутація

ІІІ

ІНШІ ВІДОМОСТІ

3.1

Кваліфікаційний іспит (тестування)

Тестування на знання законодавства
1-го рівня (https://nabu.gov.ua/perelik-pytan-do-kvalifikaciynogo-ispytu).

3.2

Перелік документів:

Особи, які бажають взяти участь в конкурсі подають в електронній формі безпосередньо через вебсайт Національного бюро:

1. заяву про участь у конкурсі встановленого зразка, підписану з використанням кваліфікованого електронного підпису (далі – КЕП) (додаток 3) із обов’язковим зазначенням назви посади та коду посади;
2. анкету кандидата на посаду до Національного бюро (заповнюється через вебсайт Національного бюро);
3. Державний сертифікат про рівень володіння державною мовою (витяг з реєстру Державних сертифікатів про рівень володіння державною мовою), що підтверджує рівень володіння державною мовою, визначений Національною комісією зі стандартів державної мови;
4. декларацію особи, уповноваженої на виконання функцій держави або місцевого самоврядування, за минулий рік, подану в порядку, встановленому Законом України «Про запобігання корупції», як кандидата на посаду.   

     Якщо особа подала щорічну декларацію за минулий рік, додаткове подання декларації кандидата на посаду не вимагається.

     Кандидати на посаду у Національному бюро, на яких на день подання документів поширюються вимоги частини першої статті 52-1 Закону України «Про запобігання корупції», разом з пакетом документів для участі в конкурсі зобов’язані долучити копію заповненої паперової декларації (додаток 5) та обґрунтоване клопотання на відповідну конкурсну комісію щодо подання такої декларації;

5. заяву про відсутність заборгованості зі сплати аліментів на утримання дитини, сукупний розмір якої перевищує суму відповідних платежів за шість місяців з дня пред’явлення виконавчого документа до примусового виконання (додаток 6).

          Особи, які є працівниками Національного бюро та бажають взяти участь у конкурсі, подають в електронній формі безпосередньо через вебсайт Національного бюро:

1. заяву про участь у конкурсі встановленого зразка, підписану КЕП (додаток 3);
2. анкету кандидата на посаду до Національного бюро, заповнюючи лише поля: ПІБ, дата народження, стать та контактна інформація (заповнюється через вебсайт Національного бюро);
3. Державний сертифікат про рівень володіння державною мовою (витяг з реєстру Державних сертифікатів про рівень володіння державною мовою), що підтверджує рівень володіння державною мовою, визначений Національною комісією зі стандартів державної мови.

     Зразки заяв розміщені на офіційному вебсайті Національного бюро (https://nabu.gov.ua/robota-v-nabu/pravila-priiomu/poryadok-provedennya-vidkrytogo-konkursu/ (Порядок проведення відкритого конкурсу, розділ ІІІ).

     Якщо кандидатом подано пакет документів, в якому містяться файли, створені з порушенням вимог Порядку проведення конкурсу (заяву про участь у конкурсі не підписано кваліфікованим електронним підписом, файли мають некоректний формат тощо), такий кандидат конкурсною комісією не допускається до участі в конкурсі.

3.3

Термін подання документів

Протягом 15 календарних днів з дня оприлюднення повідомлення про проведення конкурсу

3.4

Прийом документів

За посиланням на вебсайті Національного бюро https://nabu.gov.ua/robota-v-nabu/perelik-vakansiy/

3.5

Контактні дані

E-mail: commission2@nabu.gov.ua

(044) 246-30-03

3.6

Умови оплати праці

Посадовий оклад: 40 680,00 грн.

Доплати: відповідно до ст. 23 Закону України «Про Національне антикорупційне бюро України»

3.7

Місце проведення конкурсу

03035, м. Київ, вул. Дениса Монастирського (Василя Сурикова), 3 (адміністративна будівля Національного бюро)